Cześć! W dzisiejszym odcinku opowiem Ci o należytej staranności w VAT-cie.
Temat bardzo istotny i zawsze aktualny.

Zapraszam!

Dzisiejszy odcinek potencjalnie jest skierowany do wszystkich podatników VAT-u, bo oni wszyscy powinni zachowywać należytą staranność. Jednak szczególnie jeżeli jesteś firmą, która bardzo dużo sprzedaje za granicę, szczególnie towarów, czyli robisz tzw. eksport towarów, wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, korzystasz z zerowej stawki VAT-u.

Jeżeli masz często nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, czyli więcej możesz sobie dostać od urzędu tego VAT-u niż go wpłacasz, jeżeli masz często różnych dostawców od których kupujesz usługi lub towary i jeżeli wydaje ci się, że używanie wyłącznie mechanizmu podzielonej płatności jest wystarczająco dochowania należytej staranności, to dzisiejszy odcinek na pewno będzie dla ciebie bardzo pomocny.

System podatku VAT wśród przedsiębiorców, podatników VAT jest zasadniczo neutralny. To znaczy, że ty wystawiasz fakturę, naliczasz VAT do swojej usługi, nabywca ten VAT płaci, ale później odlicza go w deklaracji i wychodzimy na zero.
On ci zapłacił 23 zł za usługi, dodatkowego VAT-u, która kosztowała 123 złotych. Te 23 złotych wpłacasz do urzędu, ale on te 23 złotych sobie odlicza w swojej deklaracji.

Całościowo wszyscy wychodzimy na zero, jeśli chodzi o gospodarkę, można tak powiedzieć. Zdarzają się sytuacje, kiedy podmiot, który miał rozliczyć VAT, tego nie robi.
Mówiąc w skrócie, jest oszustem.

Podatek VAT też jest jednym z największych źródeł dochodu budżetu państwa i siłą rzeczy jest też najbardziej kontrolowanym podatkiem, bo tam można ugrać najwięcej kasy od podatników.

Co więcej, zgodnie z już historycznymi, wewnętrznymi wytycznymi pomiędzy organami skarbowymi, było powiedziane że, mówiąc brutalnie, szukamy tych podatników w łańcuchu dostaw, od których można ściągnąć kasę.

Czyli nawet jeżeli ty do końca nie zawiniłeś, to urząd będzie ciebie ścigał, bo ty jesteś spółką wypłacalną i od ciebie potencjalnie jest największy sens ściągać kasę, bo wiadomo, że dostaniemy ją jako urząd.

Czy to się skończy twoim bankructwem?

Niestety jest wiele smutnych historii, kiedy urzędy wykańczały przedsiębiorców. Dlatego w tym wszystkim bardzo ważna jest należyta staranność w VAT-cie.
Tak mówiąc bardzo kolokwialnie i prosto, jeżeli Ty dochowasz tej należytej staranności, to zasadniczo powinny Cię ominąć negatywne konsekwencje związane z rozliczeniem VAT-u.

Wystawiłeś fakturę na 0%, stawkę 0% w VAT-cie i dalej możesz ją dochować, dalej masz do niej prawo, mimo innych okoliczności, gdzie organ próbuje ci je zakwestionować. Innym przypadkiem jest odliczenie podatku naliczonego od faktur. Twoi nabywcy nie wpłacają tego do urzędu, ale ty dochowałeś należytą staranność, płacąc tym nabywcom i masz dalej prawo do odliczenia tego VAT-u.

Także ta należyta staranność jest bardzo ważna. Nagrywam ten odcinek, bo jestem zainspirowany trzema bardzo mocnymi wyrokami związanymi z należytą starannością.
Posłuchajcie o nich i niech to Wam uświadomi, jak bardzo ważna jest ta należyta staranność.

Wyrok numer jeden NSA z sierpnia 2024 roku mówi nam o tym, że należyta staranność jest tu i teraz.

Przed dokonaniem transakcji z kontrahentem musimy wykonać określone działania, żeby pokazać tą należytą staranność. Należyta staranność to jest taki zespół cech, które pokazują to, że ty się naprawdę starałeś, żeby wszystko było dobrze dograne podatkowo.

Przekładając to może na praktyczny, niepodatkowy przykład; umawiasz się z kimś na spotkanie i twoją należytą starannością jest to, że odpowiednio wcześniej zamówiłeś sobie taksówkę, a nie, że w ostatniej chwili ją zamawiasz i nagle okazuje się, że musisz czekać na Ubera 20 minut i się spóźniasz.

Tylko nie, ty sobie wcześniej umówiłeś tą taksówkę, poza tym jeszcze jak coś to byłeś przygotowany, że nawet jakby ta taksówka nie przyjechała z jakichś powodów, to zdążysz komunikacją miejską. Oczywiście wcześniej zorientowałeś się, ile się jedzie do tego miejsca, gdzie się umówiłeś, czy na przykład jeżeli jedziesz autem, no to będziesz miał gdzie zaparkować.

Przekładając to trochę na taki bardzo prozaiczny przykład codzienny, to jest właśnie ta należyta staranność, że ty pomyślałeś wcześniej, zorientowałeś się, faktycznie dokonałeś różnych czynności, żeby się nie spóźnić. Tutaj tak samo, dokonałeś różnych czynności po to, żeby tą należytą staranność w wadzie dochować.

Mówię cały czas o różnych czynnościach , bo wielu podatnikom wydaje się, że jak płacą mechanizmem podzielonej płatności za wszystko, to już jest całkowity wyraz należytej staranności, a niestety do końca tak nie jest.

Posłuchajmy pierwszego wyroku NSA z 2024 roku, z sierpnia. Nagrywam ten materiał w połowie września, więc wyrok jest dość świeży.

Sprawdzenie po roku od transakcji czy kontrahent jest zarejestrowany w KRS lub CEIDG jest działaniem zdecydowanie spóźnionym.

Chodziło o firmę, która podjęła działania weryfikujące w 2013 roku, natomiast kwestionowane przez Fiskusa transakcje zostały zawarte w 2012 roku. Firma zajmowała się głównie sprzedażą artykułów spożywczych.

Dwie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zrealizowały dostaw wskazanych na fakturach. Ustalono, że w rzeczywistości nie prowadziły one działalności gospodarczej.

Spółka, czyli ta, która nabywała od tych spółek usługi czy towary, to dopiero rok po tych transakcjach sprawdziła, że oba podmioty działają jawnie. Innym słowy dopiero wtedy sprawdziła czy podmioty są zarejestrowane w KRS-ie lub CEIDG-ie, składają sprawozdania finansowe, gdzie mają adresy siedziby i adresy przechowywania ksiąg, aktywny rachunek bankowy, czy składają deklaracje podatkowe, są czynnymi podatnikami VAT.

Mimo to organy podatkowe zarzuciły firmie niedbałość w prowadzeniu interesów.
Uznały, że jej bezwzględnym obowiązkiem było zachowanie należytej staranności w doborze kontrahentów, dokładne sprawdzenie ich zaplecza organizacyjnego i technicznego, sprawdzanie czy kupiony od nich towar rzeczywiście do nich należał, czy został nabyty legalnie. Gdyby firma dochowała należytej staranności, to mogłaby wiedzieć, że nabywa towar z niepewnego źródła, a otrzymane przez nią faktury jedynie pozorują obrót.

O braku należytej staranności miało świadczyć to, że zweryfikowała ona obu kontrahentów dopiero rok od przeprowadzenia z nimi transakcji. Wcześniej z nimi się nie kontaktowała, nie znała ich danych, sporadyczne kontakty odbywały się mailowo i telefonicznie.
Firma nie zgodziła się z zarzutami fiskusa, ale przegrała w sądach obu instancji, czyli i WSA i NSA. Sędzia NSA podkreśliła, że działanie podatniczki jest oceniane na moment wykonania transakcji, a nie rok później.

W tamtym czasie skarżąca nie znała kontrahentów, nie kontaktowała się z przedstawicielami obu spółek, sporadyczne kontakty w ramach korespondencji mailowej. Czyli ten wyrok numer jeden mówi nam o tym, że należyta staranność powinna być dokonywana wcześniej, przynajmniej, w trakcie transakcji też oczywiście na bieżąco, bo się może wszystko zmienić. To jest pierwsza ważna rzecz i to świeżutki wyrok NSA, zwróćcie na to uwagę.

Drugi wyrok, też NSA, czyli tej najwyższej instancji, mówi o tym, że ta należyta staranność to jest ciągły proces, a nie “zrobiony raz, a dobrze”.

To się dotyczy szczególnie Was, jeżeli współpracujecie cały czas z tymi samymi odbiorcami, tymi samymi kontrahentami i wydaje Wam się, że to jest tyle. Na początku ich sprawdziliśmy, tak? Cały czas nam dostarczają te towary, więc chyba wszystko jest okej.

Działamy 15, 20, 30 lat na rynku, nikt nas nigdy nie oszukał, my też z renomowanymi markami współpracujemy, więc co nam grozi? No i co mówi NSA? To, że podatnik prawie ćwierć wieku z sukcesem sprawdzał kontrahentów, nie zwalnia z zachowania należytej staranności przy weryfikowaniu kolejnego odbiorcy. Chodziło o polskiego producenta, działającego na rynku od ponad 20 lat, współpracującego w tym czasie z wieloma kontrahentami. 90% jego wyrobów jest sprzedawane zagranicznym odbiorcom.

Tutaj zwracam uwagę, że jeżeli współpracujecie z zagranicznymi odbiorcami, macie tą zerową stawkę VAT-u, to należy koniecznie posiadać procedurę należytej staranności. To jest po prostu must have.

W 2019 roku spółka była przekonana, że nawiązała współpracę ze znaną brytyjską firmą. Przedstawicielowi tej firmy przesłała ofertę cenową, ten jej zaakceptował, zamówił kilka partii towarów. Spółka zanim wysłała towar starała się jak najwięcej dowiedzieć o brytyjskiej firmie. Sprawdziła VAT UE w systemie VIES. Zapoznała się z opiniami kontrahentów na internecie. Nie wzbudzało to jej podejrzeń.

Spółka dostarczyła towar pod wskazany adres, inny niż siedziba firmy w Wielkiej Brytanii. Tutaj uczulam, że to też jest częsta praktyka w transakcjach międzynarodowych towarowych, ale to może prowadzić do ryzyk podatkowych.

No i tutaj też tak było. Odbiór został potwierdzony na dokumencie CMR, specyfikacja towarowa drogą e-mail. Oryginał faktury ze stawką 0% został wysłany listem poleconym. I teraz uwaga. E-mailem spółka dostała też potwierdzenie przelewu, ale dokument ten odbiegał formą od innych tego rodzaju. Dopiero to wzbudziło podejrzenia spółki.
Okazało się, że padła na ofiarom oszusta, centrala firmy poinformowała, że zamówienie było sfałszowane, podobnie jak firmowy e-mail. Spółka natychmiast trzymała kolejne dostawy, a sprawę zgłosiła organom ścigania. Tutaj spółka dokonała dość dużo, również przed transakcją oraz zweryfikowała różne rzeczy.

Fiskusowi jednak nie wystarczyło, stwierdził, że nie dochowała tej należytej staranności. Później WSA w Szczecinie uchylił tą interpretację, twierdząc, że nie można wymagać od podatnika nieograniczonego poszukiwania dowodów na rzetelność kontrahenta.
Zwróć uwagę, że spółka podjęła węgiel czynności sprawdzających, o których tam wcześniej wspominałem, VIES, strona internetowa itd.  Jednak wyrok NSA jest moim zdaniem trochę kontrowersyjny, taki surowy. To tylko pokazuje, że my naprawdę musimy mieć ładnie poukładany ten proces należytej staranności w spółce.

NSA mówi: kluczową w tej sprawie kwestią była odpowiedź na pytanie, czy polska spółka rzeczywiście działała w dobrej wierze i powzięła wszelkie racjonalne środki, jakie pozostawały w jej mocy, w celu zagwarantowania, że dokonana przez nią czynność nie prowadziła do udziału w oszustwie. Spółka nie zawarła pisemnej umowy na dostawę towarów. Wszelkie czynności sprowadzały się do kontaktów telefonicznych i mailowych.
Spółka nie zweryfikowała tej osoby, jako upoważnionego przedstawiciela w brytyjskiej firmie. Nie sprawdziła, czy ta jest pracownikiem. Nie próbowała nawiązać jakiegokolwiek kontaktu bezpośredniego z firmą z Wielkiej Brytanii.  Powinna zrobić to tym bardziej, skoro po raz pierwszy nawiązywała relacje z podmiotem podającym się za przedstawiciela brytyjskiej firmy, a nie było wcześniej do tej firmy żadnych dostaw.

Widzicie, tutaj sędzia zagiął naszą spółkę. Mimo, że wykonała szereg czynności, to w tej sytuacji było to za mało, niestety. To jest smutny wyrok. Kolejny wyrok pokazujący, jak bardzo ważna jest staranność. Ten wyrok jest z 27 sierpnia 2024 roku. Tuż po tym pierwszym wyroku, o którym wspominałem, więc też świeża sprawa.

Ostatni wyrok, tym razem TSUE, czyli Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. wydanego w polskiej sprawie 30 stycznia 2024 roku. On mówi o takiej sytuacji specyficznej, kiedy twój pracownik wystawił fakturę w twoim imieniu, bez twojej wiedzy i zgody. Kto jest podatnikiem, bo teoretycznie to spółka wystawiła fakturę.

Na fakturze przynajmniej tak to wynika. Od wystawionej faktury należy zapłacić VAT.
No i teraz pytanie, czy ty powinieneś zapłacić ten VAT? W sensie spółka, ty właścicielu firmy, spółka to powinna zrobić, czy ten pracownik, który namieszał, oszukał itd.

No i TSUE mówi tak: w sytuacji, gdy pracownik podatnika VAT wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy jako podatnika bez jego wiedzy i zgody, pracownika tego należy uznać za osobę wykazującą VAT w rozumieniu artykułu 203 dyrektywy VAT, chyba że podatnik ten, czyli ty spółko, ty właścicielu, nie dochowaliście należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownika.

Widzicie, ta należyta staranność to jest nie tylko wobec kontrahentów zewnętrznych, zagranicznych, polskich, ale też wśród pracowników powinna też o to zahaczać. Inaczej w sytuacji, kiedy pracownik Cię oszuka, wystawi multum faktur, to Ty będziesz zobowiązany do ich zapłaty. Zanim przejdę jeszcze co do szczegółów, jakie czynności powinna zawierać należyta staranność, to dwie ważne rzeczy.

Dla wszystkich tych, którym się wydaje, że należyta staranność to jest tylko opłacenie z użyciem mechanizmu podzielonej płatności. Co prawda płatność z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności chroni nabywcę towaru przed nałożeniem dodatkowego zobowiązania podatkowego w VAT-cie do wysokości kwoty odpowiadającej kwocie podatku wynikającej z otrzymanej faktury, chroni przed sankcjami w podatkach dochodowych, odpowiedzialnością solidarną w VAT-cie, ale mechanizm podzielonej płatności dotyczy nabywania od polskich kontrahentów.

Nie płaci się mechanizmem podzielonej płatności od zagranicznych kontrahentów, bo oni nie mają zasadniczo rachunku VAT w Polsce. To jest pierwsza kwestia.

Ten mechanizm podzielonej płatności, jego ochrona jaką daje jest ograniczona. Jeżeli masz transakcje międzynarodowe, jeżeli sprzedajesz towary za granicę z zerową stawką VAT-u, ten mechanizm podzielonej płatności niewiele Ci da. To jest pierwsza rzecz.

Druga, w pewnym przypadkach ochrona, którą daje mechanizm podzielonej płatności, nie nastąpi.

Jeżeli wiedziałeś, że została wystawiona faktura przez podmiot nieistniejący. Faktura stwierdza czynności, które nie nastąpiły, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością, potwierdza czynności prawnie sprzeczne z ustawą albo mające na celu jej obejście, sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a także takie, w przypadku których oświadczenie woli zostało złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru.

Widzicie, niestety ten mechanizm podzielonej płatności też ma swoje ograniczenia.
Dlatego tą należytą staranność trzeba po prostu mieć. Trzecia ogólna uwaga to, że najgorsze co można zrobić, to pójść sobie do jakiegoś specjalisty, do doradcy podatkowego, niech on wyprodukuje 40-stronicowy dokument o tym, jak ta spółka dochowuje należytej staranności, a spółka z tego nic nie robi.

W sensie w tym dokumencie należytej staranności jest napisane, że pracownicy robią to, to i to, weryfikujemy kontrahentów w taki i w taki sposób. W praktyce to się nie dzieje, nie mamy żadnych dowodów, że to robimy.

To jest jeszcze gorsze niż brak procedury. Po pierwsze zapłaciliśmy za to, żeby ktoś nam pomógł to zweryfikować, w sensie opracować taki dokument, a po drugie to pokazujemy tym bardziej organowi, że my tej staranności nie dochowujemy. Zupełnie bez sensu.

Jeśli zgłaszacie się do doradcy podatkowego po pomoc w przygotowaniu takiego dokumentu, a taki dokument bardzo pomaga, nie tylko wyznacza jasny podział obowiązków, ale też jest po prostu dowodem należytej staranności. Jak organ zobaczy taki dokument, to już jest pierwszy plusik u nas, że mamy dokument regulujący należytą staranność.

No to zgłaszajcie się do doradcy podatkowego.  Jeśli się zgłaszacie, to niech ta procedura będzie dopasowana do organizacji. Niech będą tam opisane obowiązki, które serio jesteście w stanie zrealizować. Niech ten podział obowiązków będzie jasny w tym dokumencie.

Teraz jeszcze na koniec opowiem wam o takiej dobrej metodyce stworzonej przez Ministerstwo Finansów,   metodyka w zakresie ocen dochowania należytej staranności w transakcjach krajowych.

Pokażę Wam, na co zwraca uwagę Ministerstwo Finansów. To jest taka forma inspiracji.
Można to bardzo łatwo wygooglować. 

Taka ciekawostka historyczna, ta metodologia, ona została dawno zaktualizowana.
Generalnie kiedyś to miały być objaśnienia Ministerstwa Finansów, które dają moc podatnikom, w sensie ich chronią, jeżeli się do nich zastosują. To jest tylko niestety niezdecydowanie, tylko taki ogólny dokument. Niemniej może być pomocny.

To jakie mamy kryteria w należytej staranności takiej oceny kontrahentów?

Mamy kryteria transakcyjne: transakcja bez ryzyka gospodarczego, zapłata gotówką przy transakcji powyżej 15 tysięcy, zapłata przelewem na dwa różne rachunki, nieuzasadniony rachunek bankowy. Dalej, cena nierynkowa bez uzasadnienia, zmiana branży kontrahenta bez uzasadnienia, kontakt z kontrahentem nieodpowiedni dla transakcji (np. zawsze telefonicznie, a nagle mailowo), brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej, skrócony termin płatności bez uzasadnienia, warunki transakcji nietypowe dla branży, towar niezgodny z wymaganiami jakościowymi, rażąco niski kapitał zakładowy, nieudokumentowana transakcja, brak zaplecza organizacyjno-technicznego, brak strony www lub social mediów, płatność mimo obowiązku na rachunek spoza białej listy, zapłata mimo obowiązku bez mechanizmu podzielonej płatności, dokumenty urzędowe zawierające oczywiste nieprawidłowości.

To są takie red flagi, które mogą mówić o tym, że z tym kontrahentem nie powinniśmy z nim współpracować.

Poza tym Ministerstwo Finansów jeszcze rozróżnia kryteria formalne, gdzie należy sprawdzać, czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia, czy osoby zawierające umowę dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta. Czy kontrahent jest wpisany na białe miejsce podatników VAT? Mamy jeszcze takie czynności jak sprawdzenie kontrahenta w KRS-ie, w CEIDG, wykaz podatników VAT-u.

To też jest kilka rzeczy, które należy spełniać. Oczywiście każdy z tych punktów, które wymieniłem, jest rozwinięty dużo szerzej na stronie internetowej. Wasza procedura też powinna być odpowiednio rozbudowana i dostosowana do branży.

Wniosek z tego odcinka jest prosty.

Posiadajcie procedurę należytej staranności i ją rzeczywiście realizujcie, bo VAT jest bardzo często weryfikowany przez organy podatkowe, a łatwo o oszustwo. Jeżeli potrzebujecie pomocy przy stworzeniu procedury, polityki, zestawu, no generalnie należytej staranności, albo już ją wykonujecie, tylko dobrze by było, żeby to wszystko było spisane, ustrukturyzowane, z podziałem na obowiązki, to zapraszam do bezpłatnej konsultacji.